Assistente de Diretoria Sênior

At Johnson & Johnson, we believe health is everything. Our strength in healthcare innovation empowers us to build a world where complex diseases are prevented, treated, and cured, where treatments are smarter and less invasive, and solutions are personal. Through our expertise in Innovative Medicine and MedTech, we are uniquely positioned to innovate across the full spectrum of healthcare solutions today to deliver the breakthroughs of tomorrow, and profoundly impact health for humanity. Learn more at jnj.com .

As guided by Our Credo, Johnson & Johnson is responsible to our employees who work with us throughout the world. We provide an inclusive work environment where each person is considered as an individual. At Johnson & Johnson, we respect the diversity and dignity of our employees and recognize their merit.

Job Function:
Business Support

Job Sub Function:
Administration & Secretarial

Job Category:
Business Enablement/Support

All Job Posting Locations:
São Paulo, Brazil

Job Description:

Assistente de Diretoria Sênior

Objetivo da Posição

Prestar suporte executivo de alta complexidade à liderança, atuando como parceira estratégica na gestão da rotina executiva e contribuindo para a eficiência organizacional.

A posição é responsável por antecipar necessidades, estabelecer prioridades, conectar stakeholders e coordenar agendas, reuniões, fóruns de liderança, viagens, eventos e processos administrativos, garantindo excelência na execução, confidencialidade e alinhamento às prioridades do negócio.

Gestão estratégica da agenda executiva

- Gerenciar agendas complexas e dinâmicas, considerando prioridades estratégicas, urgência e impacto para o negócio.
- Antecipar conflitos e necessidades de preparação, propondo alternativas e soluções.
- Coordenar agendas envolvendo diferentes níveis de liderança, áreas, países e fusos horários.
- Assegurar equilíbrio entre compromissos operacionais, reuniões estratégicas e momentos de planejamento da liderança.

Suporte executivo à liderança

- Atuar como ponto de apoio e interface entre a liderança e stakeholders internos e externos.
- Antecipar necessidades e assegurar que informações, materiais e recursos estejam disponíveis para compromissos relevantes.
- Acompanhar prioridades, pendências, decisões e follow-ups.
- Administrar informações confidenciais com elevado nível de discrição e responsabilidade.

Reuniões e fóruns de liderança

- Coordenar reuniões executivas, Boards, Leadership Forums e outros fóruns estratégicos.
- Organizar agendas, participantes, materiais, apresentações e logística.
- Acompanhar cronogramas, entregas e preparação dos stakeholders envolvidos.
- Apoiar o registro e acompanhamento de decisões e ações decorrentes das reuniões.
- Assegurar a preparação e execução adequada dos fóruns de liderança.

Comunicação executiva

- Elaborar, revisar e coordenar comunicações executivas, convites, apresentações e materiais.
- Adaptar linguagem e abordagem de acordo com o público e nível de liderança.
- Apoiar comunicações em português e inglês.
- Garantir clareza, objetividade e consistência nas interações da liderança.

Gestão de viagens e logística executiva

- Planejar e coordenar viagens nacionais e internacionais.
- Gerenciar passagens, hospedagens, transfers, agendas locais e demais necessidades logísticas.
- Antecipar riscos e administrar alterações ou contingências durante viagens.
- Coordenar viagens e visitas envolvendo executivos e stakeholders internos ou externos.

Eventos e visitas executivas

- Apoiar o planejamento e execução de eventos, reuniões presenciais e visitas de liderança.
- Coordenar fornecedores, espaços, hospedagem, transporte e necessidades dos participantes.
- Garantir execução consistente com os padrões corporativos e com as necessidades da liderança.

Gestão administrativa e financeira

- Coordenar processos relacionados a despesas, cartões corporativos, fornecedores, pagamentos e aprovações.
- Assegurar aderência às políticas e procedimentos internos.
- Manter controles e documentação necessários para compliance e auditoria.

Gestão de stakeholders

- Construir relacionamentos de confiança com lideranças, assistentes executivos e áreas parceiras.
- Facilitar comunicação e alinhamento entre diferentes áreas e níveis organizacionais.
- Atuar de maneira colaborativa, diplomática e orientada à solução.

Melhoria contínua e produtividade

- Identificar oportunidades de simplificação e melhoria de processos administrativos e executivos.
- Desenvolver controles, indicadores, dashboards e mecanismos de acompanhamento.
- Utilizar ferramentas digitais e de inteligência artificial, incluindo Microsoft 365 e Copilot, para aumentar produtividade e eficiência.
- Padronizar boas práticas, compartilhar conhecimento e apoiar o desenvolvimento de profissionais menos experientes.
- Propor novas formas de trabalho que aumentem a eficiência e a qualidade do suporte executivo.

Competências

- Comunicação executiva.
- Gestão de despesas e processos administrativos.
- Gestão de stakeholders.
- Domínio de Microsoft Outlook, Teams, Excel e PowerPoint.
- Utilização de Microsoft Copilot e outras ferramentas de produtividade.
- Inglês para ambiente corporativo.
- Excelente organização e gestão de prioridades.
- Autonomia e senso de responsabilidade.
- Discrição e confidencialidade.
- Comunicação clara, assertiva e diplomática.
- Capacidade de relacionamento e influência.
- Resolução de problemas.
- Flexibilidade e resiliência.
- Mentalidade de melhoria contínua.

Required Skills:

Preferred Skills:
Accountability, Administrative Support, AI Judgement Integration, Business Writing, Communication, Customer Centricity, Data Capturing, Diary Management, Document Management, Event Management, Microsoft Office, Office Administration, Organizational Knowledge, Organizing, Presentation Development, Process Oriented, Professional Ethics, Travel Planning, Typing