About this role
## Deine Aufgaben
Executive Support & Organisation
- Proaktive Steuerung und Koordination des CEO-Kalenders
- Organisation, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Workshops
- Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen
- Schnittstelle zu Partnergesellschaften, Dienstleistern und externen Ansprechpartnern
Kaufmännische Administration
- Prüfung, Erfassung und Nachverfolgung von Reisekosten und Spesen
- Vorbereitung von Rechnungsfreigaben und Unterstützung bei administrativen Finanzprozessen
- Eigenständige Erstellung und Verwaltung interner Weiterberechnungen zwischen Gesellschaften
- Nachverfolgung offener Forderungen sowie Abstimmung mit Finance und Buchhaltung
- Pflege und Verwaltung vertrags- und abrechnungsrelevanter Unterlagen
Projekt- und Gesellschaftskoordination
- Unterstützung bei bereichsübergreifenden Sonderprojekten wie ESG
- Koordination von Informationen zwischen Holding, Partnergesellschaften und Fachbereichen
- Nachverfolgung von Maßnahmen, Fristen und Beschlüssen der Geschäftsleitung
- Unterstützung bei der Organisation von Management-Meetings, Offsites und Veranstaltungen
Dein Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Office- oder Projektmanagementumfeld
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Diskretion und Souveränität im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office 365 und Copilot
- Erfahrung mit Reisekostentools und DATEV von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Hohes Maß an Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Hands-on-Mentalität
Warum wir?
- Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle in einer dynamisch wachsenden Unternehmensgruppe
- Viel Gestaltungsspielraum und kurze Entscheidungswege
- Direkte Zusammenarbeit mit Management und Fachbereichen
- Moderne Büroräume am Hamburger Hafen
- Attraktive Vergütung inklusive Zusatzleistungen wie Jobticket und Spendit Card
- Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Ein kollegiales Team mit einer offenen und wertschätzenden Unternehmenskultur