Excecutive Assistant

Executive Assistant

Objetivo del puesto

Brindar soporte ejecutivo y administrativo de alto nivel, asegurando una gestión eficiente de agenda, reuniones, viajes, comunicación y seguimiento de compromisos.

Buscamos una persona altamente organizada, resolutiva y discreta, con capacidad para anticiparse a necesidades, manejar múltiples prioridades y facilitar que la operación diaria de la Dirección fluya de manera eficiente.

Responsabilidades principales

- Administrar y coordinar una agenda ejecutiva dinámica, priorizando reuniones, compromisos y actividades de acuerdo con su nivel de importancia.

- Coordinar reuniones internas y externas con clientes, socios, proveedores y equipos de trabajo.

- Dar seguimiento a acuerdos, pendientes y compromisos derivados de reuniones.

- Anticipar conflictos de agenda, necesidades logísticas y temas que requieran atención.

- Coordinar viajes nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, hospedaje, transportación e itinerarios.

- Preparar información, documentos, presentaciones y materiales necesarios para reuniones.

- Gestionar comunicaciones, llamadas, correos y solicitudes, identificando prioridades y canalizando cada tema con las personas correspondientes.

- Mantener comunicación y coordinación constante con diferentes áreas de la organización.

- Apoyar en la organización de reuniones ejecutivas, eventos y actividades corporativas.

- Gestionar comprobaciones, gastos, reservaciones y otros procesos administrativos.

- Mantener organizada y disponible la documentación e información relevante.

- Manejar información sensible y confidencial con absoluta discreción.

- Dar seguimiento proactivo a tareas y compromisos hasta asegurar su cierre.

- Resolver imprevistos y cambios de último momento con rapidez y criterio.

Perfil requerido

Escolaridad:
Licenciatura concluida en Administración, Relaciones Internacionales, Comunicación, Negocios o carrera afín.

Experiencia:

- 3 a 5 años de experiencia como Executive Assistant, Asistente de Dirección, Personal Assistant o posiciones similares.

- Experiencia brindando soporte a posiciones directivas.

- Experiencia administrando agendas complejas y múltiples prioridades.

- Deseable experiencia en empresas de tecnología, telecomunicaciones o ambientes corporativos dinámicos.

Conocimientos y herramientas

- Microsoft Office, especialmente Outlook, PowerPoint, Word y Excel.

- Manejo avanzado de calendarios y herramientas de colaboración.

- Organización de viajes nacionales e internacionales.

- Elaboración y seguimiento de minutas y acuerdos.

- Preparación de presentaciones y documentos ejecutivos.

- Gestión de gastos y comprobaciones.

- Inglés avanzado, idealmente conversacional y escrito.

Competencias clave

- Organización y atención al detalle.

- Alto sentido de urgencia.

- Proactividad y anticipación.

- Discreción y confidencialidad.

- Comunicación ejecutiva.

- Excelente actitud de servicio.

- Capacidad de priorización.

- Seguimiento y orientación a resultados.

- Resolución de problemas.

- Adaptabilidad ante cambios.

- Inteligencia emocional y buen manejo interpersonal.

¿Qué buscamos especialmente?

Una persona que vaya más allá de administrar una agenda. Buscamos a alguien capaz de entender prioridades, anticiparse a lo que viene, conectar pendientes entre diferentes personas y áreas, y asegurarse de que los acuerdos realmente sucedan.

Debe sentirse cómoda trabajando en un entorno dinámico, con cambios de último momento, múltiples interlocutores y temas confidenciales, manteniendo siempre organización, profesionalismo y atención al detalle.

Indicadores de éxito

- Organización y cumplimiento de agenda.

- Seguimiento y cierre oportuno de acuerdos.

- Anticipación de necesidades y conflictos.

- Calidad y precisión de la información preparada.

- Eficiencia en coordinación de reuniones y viajes.

- Capacidad de respuesta ante cambios e imprevistos.

- Confidencialidad y manejo profesional de información sensible.