Office & administration officer f/h

Chez SD Worx, vous évoluez dans un environnement où l’esprit d’équipe, la confiance et le sens du travail sont au cœur de notre quotidien.Ici, chacun a la place de s’épanouir : nous vous accompagnons avec des formations et des opportunités d’évolution, toujours adaptées à vos ambitions.Nous croyons au travail hybride et réfléchissions avec vous à ce dont vous avez besoin pour vous sentir bien, au travail comme en dehors. Chez nous, il s’agit de bien plus qu’une simple fiche de paie : c’est l’opportunité de construire une carrière qui a du sens, entouré(e) d’une équipe qui vous soutient à chaque étape.Quel sera votre rôle avec nous ?Réception & accueilAssurer l'accueil physique et téléphonique des collaborateurs, clients, visiteurs et prestataires.Gérer la boîte mail de la réception et assurer le suivi des demandes.Veiller au bon fonctionnement de la réception et à la qualité de l'expérience visiteurs.Assurer la réservation, la préparation et la gestion quotidienne des salles de réunion.Administration généraleGérer les courriers entrants et sortants (tri, scan, dispatching aux équipes concernées, envois recommandés, mise sous pli).Assurer le suivi administratif de différentes démarches via la plateforme MyGuichet, notamment pour le dépôt et la réception de documents.Participer à l'organisation et au maintien des systèmes d'archivage physiques et électroniques.Assurer le suivi administratif des déclarations et formalités diverses.Réaliser diverses commandes administratives et assurer le suivi des fournisseurs.Facilities & gestion du bâtimentAssurer la gestion des fournitures de bureau et le suivi des stocks.Coordonner les commandes liées à la vie du bureau (eau, consommables, matériel de bureau, imprimantes, etc.).Superviser les demandes d'intervention, les incidents et les opérations de maintenance du bâtiment.Assurer le suivi des travaux et des prestataires externes.Participer à la recherche de nouveaux fournisseurs et au suivi des devis (services de nettoyage, catering, paniers de fruits, etc.).Assurer le suivi des bornes de recharge et des équipements liés au parking.Onboarding & OffboardingCoordonner l'arrivée des nouveaux collaborateurs en lien avec les équipes RH.Préparer et suivre l'ensemble des éléments nécessaires à l'intégration : matériel informatique, badges, accès parking, photographie, postes de travail et accueil.Assurer la gestion et la traçabilité des badges collaborateurs et visiteurs.Gérer les départs des collaborateurs : récupération du matériel, désactivation des accès et suivi administratif associé.Organisation & événementsParticiper à l'organisation logistique des événements internes et externes.Assurer le suivi des demandes de devis et la coordination avec les prestataires.Organiser les déjeuners, réunions et événements d'équipe.Support administratif transversalAssurer un support administratif aux différentes équipes de l'entreprise.Être le back-up de certains membres de l'équipe Administrative & Facilities afin de garantir la continuité des activités.Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs et organisationnels.Participer, selon les besoins de l'entreprise, aux activités liées à la sécurité et à la gestion du site.Qu’est-ce qui vous rend unique ? Titulaire d'un Bac +2 minimum dans le domaine administratif, vous justifiez d'une expérience réussie de 3 ans minimum sur un poste similaire.Vous maîtrisez parfaitement le français et possédez un bon niveau d'anglais vous permettant d'accueillir et d'accompagner des visiteurs internationaux.Une connaissance de la plateforme MyGuichet constitue un véritable atout.Une première expérience dans la gestion administrative d'un site ou dans un environnement de services est appréciée.Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et les applications bureautiques courantes.Compétences et qualités personnellesExcellent sens du service et de la relation client.Très bonnes capacités d'organisation et de suivi.Rigueur et sens des priorités.Esprit d'équipe et entraide.Dynamisme et réactivité.Proactivité et force de proposition pour améliorer les processus existants.Fiabilité, discrétion et sens des responsabilités.Qu'avons-nous à vous offrir ?Un salaire basé sur votre expérience et vos réalisations29 jours de congés par an (26 + 3 offerts par SD Worx)Des chèque-repas (13,5 € / jour travaillé, 2,80 € à charge de l’employé)Un plan de pension d’entrepriseUn programme de cooptationDes opportunités d’apprentissage : grâce à un plan de développement individuel et à des formations professionnellesUn fort esprit d’équipe et une belle convivialité : teambuilding, participation à des tournois sportifs, soirées collaborateursVous rejoignez une équipe dynamique et soudée qui vous offre une formation complète pour vous aider à mieux accomplir vos tâches.La fourchette salariale sera partagée avec les candidats dès leur premier échange avec l’équipe Talent Acquisition, par téléphone ou par e-mail.Qui est SD Worx? Notre mission est claire : nous soutenons les entreprises, des PME aux grands acteurs internationaux. Nous les aidons à gérer leurs collaborateurs grâce à des solutions performantes en matière de paie et de ressources humaines. Elles peuvent ainsi attirer, développer et fidéliser les talents. Le monde des RH et de la technologie évolue rapidement. C'est pourquoi nous développons des solutions qui respectent les règles, mais qui sont également flexibles et innovantes. C'est ainsi que nous faisons vraiment la différence pour nos clients. En choisissant SD Worx, vous rejoignez un groupe européen ambitieux. Vous contribuez au succès de nos clients et vous jouez un rôle important dans le soutien de leurs collaborateurs.Le cœur de SD Worx ? Ce sont nos collaborateurs. Ce sont eux qui font la différence chaque jour. Que signifie la diversité et l’inclusion chez SD Worx ? Chez nous, la diversité et l’inclusion ne sont pas seulement des valeurs, elles font partie intégrante de notre identité. Nous célébrons les forces individuelles et garantissons à chacun(e) des opportunités égales pour grandir et s’épanouir. Notre culture repose sur le respect, la confiance et l’innovation. Nous nous opposons fermement à toute forme de discrimination ou d’intolérance, et nous nous engageons à créer un environnement où chaque voix compte et où chacun(e) est encouragé(e) à faire la différence.Prêt pour ce défi ? Postulez maintenant et donnez un nouvel élan à votre carrière ! 🚀"