Administrador de Oficina

Buscamos un profesional con experiencia en gestión administrativa para integrarse como Administrador de Oficina, a cargo del soporte operativo y documental de la empresa.

En este rol, serás responsable de la gestión administrativa diaria de la oficina, desde la emisión de guías de despacho y el control de facturas hasta la administración de la caja chica, el control de asistencia y el inventario interno, trabajando en estrecha coordinación con las áreas de finanzas, comercial y operaciones.

Se requiere que tenga las siguientes competencias técnicas:

- Documentación Tributaria: Experiencia en emisión de guías de despacho y gestión de facturas de compra y venta.
- Caja Chica y Rendiciones: Capacidad para administrar fondos fijos, respaldar gastos y preparar rendiciones de cuentas.
- Control de Asistencia e Inventario: Manejo de registros de asistencia del personal y control de existencias internas de la oficina.
- Coordinación de Despachos y Trámites: Experiencia en coordinación de despachos con proveedores de transporte y gestión de trámites notariales.

Adicionalmente, se valorarán las siguientes competencias:

- Orden y Rigurosidad: Precisión en el manejo de documentos, montos y registros.
- Comunicación Efectiva: Habilidad para coordinarse con proveedores, notarías y colaboradores internos.
- Trabajo Colaborativo: Disposición para apoyar a las áreas de finanzas, comercial y operaciones.
- Proactividad: Capacidad para anticipar las necesidades de la oficina y proponer mejoras a los procesos administrativos.
- Gestión del Tiempo: Capacidad para priorizar tareas y cumplir los plazos de pagos, despachos y trámites.
- Confidencialidad: Manejo reservado de la información financiera y del personal.

Requirements

Educación y Experiencia:

- Formación: Técnico de nivel superior en Administración de Empresas, Contabilidad, Secretariado Ejecutivo o carrera afín
- Experiencia: Entre 2 y 4 años de experiencia demostrable en administración de oficina o cargos de asistente administrativo
- Experiencia específica: Manejo de documentos tributarios electrónicos (guías de despacho y facturas) y administración de caja chica

Competencias:

- Manejo de todo el ciclo administrativo:

- Emisión de guías de despacho y coordinación de despachos
- Recepción, registro y seguimiento de facturas
- Administración de caja chica y rendiciones
- Control de asistencia del personal

- Experiencia en:

- Uso del portal del SII para documentos tributarios electrónicos
- Control de inventario interno (insumos, equipos y materiales de oficina)
- Gestión de trámites notariales (firmas, legalizaciones y poderes)
- Uso de Excel a nivel intermedio para registros y reportes

Validación de Antecedentes:

- Referencias laborales verificables de empleadores anteriores

Benefits

- Integrarse a una empresa de profesionales jóvenes.
- Aguinaldos 18 de septiembre y navidad.
- Días administrativos.
- Bono emergencia.
- Afiliación Caja Compensación.
- Bono Movilización y Colación en casos necesarios.
- Política de no discriminación "Igual labor, igual sueldo".
- Capacitaciones y Certificaciones de acuerdo con el rol del colaborador.