Facilities Coordinator

The role

Moises São Paulo opens in December 2026. It is where our São Paulo team works, where team members from other cities and countries work when they are in town, and where musicians come to create, with the recording space at its center.

You keep the space running for the team that works in it. That means facilities, supplies, food, calendars and logistics, handled quickly and well. When the São Paulo team comes in, a group flies in for a week of work or the leadership team is in Brazil, what they need is already in place.

The role sits in the People team and works closely with Marketing and Finance.

What you will work on

- The space, every day.  You open Moises São Paulo ready for use and keep it that way: cleaning, maintenance, repairs, supplies, snacks, meeting-room equipment, and the inventory of everything outside The Studio.

- Calendars and bookings.  You run the booking system for desks, rooms and The Studio, keep the space calendar in order with the Head of Studio, answer the team's requests channel and keep the Moises São Paulo guide current.

- Food.  You sort out working lunches, coffee, catering for meetings and for weeks when a whole team is in town, and meals on studio session days.

- Support for the team.  You get São Paulo team members set up in the space, and you arrange what visiting team members and the leadership team need when they are in Brazil: access, desks, workspace.

- Access and the building.  You handle access control, visitor registration, and the building's rules. You are the single Moises contact for the building administration and for the co-tenants we share the floor with.

- Logistics.  You handle deliveries, couriers, transport, purchases, and equipment moving in and out within the building's rules.

- Suppliers and budget.  You manage day-to-day suppliers, collect quotes, track warranties, and run the operating budget within approved limits. You keep maintenance preventive, so most problems never happen. When something does break, you are the first to act: you call the right technician for the repair.

- How the space runs.  You write down what works and fix what doesn't, so the space doesn't depend on any one person's memory.

What we are looking for

Required

- Experience in facilities or workplace operations: keeping a shared space running for the people who work in it, at a company, coworking, studio, hotel or similar.

- A practical, hands-on way of working. You solve things the same day when you can, without needing to be asked.

- Comfort dealing with building administrations, co-tenants, and service providers, and the judgment to solve most issues without escalating them.

- Strong organization across many small moving parts: calendars, orders, deliveries and requests from several people at once.

- Experience with purchases, quotes, and vendor payments within a budget.

- Fluent Portuguese and working English. English is the business language at Moises, and you will support team members from several countries.

- Ease working with people from different cultures and backgrounds.

Nice to have

- Experience in a creative or music environment, or in a space with a studio.

- Experience in a building shared with other tenants.

- Familiarity with booking and workplace tools, Notion, Slack, and Google Workspace.

- A network of reliable São Paulo suppliers for food, transport, and maintenance.

What it's like to work here

This role is in person at Moises São Paulo, Monday to Friday.

Moises is a distributed team with hubs in João Pessoa, Salt Lake City and São Paulo, and team members working remotely across Brazil, the United States and Europe. São Paulo is where many of them meet in person, so you will come to know most of the company.

The space is new and so is this role. There is a guide, a booking system and a set of suppliers in place, and the rest is yours to build.

The details

- Location:  In person at Moises São Paulo, Jardim América, São Paulo.

- Team:  People.

- Works closely with:  Marketing, Finance and People.

Compensation and benefits

- Competitive pay

- Equity

- Flexible PTO

- Paid parental leave

- Learning and development opportunities

Moises hires team members across multiple countries. Benefits are location-based and may vary. We share full details as candidates advance through the process.

About Moises

Moises is a music creation and editing tool used by 80 million musicians worldwide. Named iPad App of the Year 2024 by Apple. Winner of Best Music App at the Microsoft Store Awards 2025.