About this role
1. MISIÓN DEL PUESTO
El Asistente Administrativo de la Pastoral Universitaria gestiona y da seguimiento a los procesos operativos del área, brindando apoyo en la atención al público, la coordinación y seguimiento de proyectos y reuniones, el control de trámites, las actividades litúrgicas, así como en la elaboración, organización y gestión de la documentación y demás requerimientos administrativos. Asimismo, facilita la comunicación y coordinación con las distintas áreas administrativas del campus, contribuyendo a que las actividades y proyectos de la Pastoral se desarrollen de manera eficiente, ordenada y efectiva.
4. FUNCIONES PRINCIPALES:
No.
FUNCIONES PRINCIPALES
¿Qué hace?, ¿Cómo lo hace?, ¿Para qué lo hace?
¿Cómo contribuye?
INDICADORES
1
Atención al público en general: atender y dar seguimiento a llamadas telefónicas, correos electrónicos y personas que acuden presencialmente a las oficinas de Pastoral.
Entrega resultados para el área.
Evaluación semanal
2
Coordinación con áreas de la Universidad: gestionar y dar seguimiento a las relaciones operativas con las distintas áreas de la Universidad, incluyendo Mantenimiento, Logística, Comunicación Institucional, Finanzas, Sistemas, Limpieza, Vigilancia y otras áreas involucradas en las actividades de Pastoral.
Entrega resultados para el área.
Evaluación periódica con el director
3
Seguimiento de reuniones y objetivos: preparar y dar seguimiento a las reuniones y acuerdos del equipo de Pastoral, así como apoyar en la medición, seguimiento y reporte del cumplimiento de los objetivos establecidos en el POA y ESR.
Entrega resultados para el área.
Seguimiento semanal con el director
4
Gestión de proveedores y materiales: mantener la relación operativa con proveedores y con el área de Compras, asegurando la disponibilidad y reposición oportuna de los materiales e insumos necesarios para la Capilla, las oficinas y las actividades y eventos de Pastoral.
Entrega resultados para el área.
5
Gestión administrativa y financiera: gestionar la facturación y comprobación de los gastos del director y del área en general, así como elaborar reportes económicos cuando sea requerido.
Entrega resultados para el área
6
Gestión de la Capilla y el Oratorio: coordinar la preparación y logística de las misas y Horas Eucarísticas celebradas en la Capilla Universitaria y el Oratorio de Pastoral, incluyendo celebraciones ordinarias, de escuelas y facultades, graduaciones, áreas administrativas, eventos institucionales e intenciones especiales de miembros de la comunidad universitaria. Asimismo, coordinar y dar seguimiento al mantenimiento y abastecimiento de la sacristía.
Entrega resultados para el área.
Revisión periódica
7
Mantenimiento de las oficinas: coordinar y dar seguimiento a las necesidades de mantenimiento, limpieza, adecuación y funcionamiento de las oficinas de Pastoral, asegurando que los espacios se encuentren en condiciones adecuadas para el trabajo del equipo y la atención a la comunidad universitaria
Entrega resultados para el área.
Revisión periódica
8
Control y seguimiento administrativo: llevar el registro de asistencia y apoyar en el seguimiento de proyectos, así como en el control y reporte de las horas de becarios y prestadores de servicio social.
Entrega resultados para el área.
Revisión periódica
9
Gestión de programas formativos: organizar, ejecutar y dar seguimiento al Curso de Sacramentos, las Pláticas para Padrinos y el Curso de Acólitos dirigidos a la comunidad universitaria.
Entrega resultados para el área.
Revisión periódica
NIVEL MÍNIMO DE ESTUDIO Y ÁREA(S) DE ESTUDIO:
Superior
## EXPERIENCIA LABORAL
Deseable - Administración - 1 a 3 años
## CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS Y/O CERTIFICACIONES
Indispensable - Manejo de Office Inglés - Intermedio Deseable - Diseño digital
## IDIOMAS NECESARIOS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO
N/A
## DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR:
Ocasionalmente
## 9. PERFIL DE COMPETENCIAS
Integración institucional (Nivel 2) Orientación a resultados (Nivel 2) Comunicación (Nivel 3) Organización y planeación (Nivel 3) Empatía (Nivel 4) Acompañamiento Adaptabilidad (Nivel 4) Adaptabilidad-flexibilidad (Nivel 4) Amigabilidad (Nivel 4) Aprendizaje continuo Capacidad para aprender (Nivel 4) Liderazgo (Nivel 3) Relaciones interpersonales (Nivel 4)
## 10. OTROS REQUISITOS