Administrative and Executive Affairs Coordinator

1. الهدف الوظيفي

تنظيم الأعمال
الإدارية لإدارة عمليات الإدارة التنفيذية، ومتابعة القرارات والتكليفات بالتنسيق
مع الإدارات المعنية، وإدارة المراسلات والوثائق والاجتماعات، وإعداد التقارير
اللازمة لدعم متابعة الأعمال واستكمال الإجراءات في المواعيد المحددة .

2. المهام والمسؤوليات

1. تنظيم
المراسلات والمعاملات الواردة والصادرة وتسجيلها وإحالتها إلى الادارت المعنية ، ومتابعة
استكمال المستندات والبيانات والإجراءات المرتبطة بها حتى إغلاقها.

2. إعداد
المراسلات والمذكرات والنماذج الإدارية، ومراجعة دقة بياناتها واكتمال مرفقاتها
قبل رفعها للمراجعة والاعتماد.

3. إدارة
الملفات والسجلات والوثائق وأرشفتها ورقيًا وإلكترونيًا وفق الإجراءات المعتمدة،
بما يضمن حفظها وسهولة الرجوع إليها وتداولها ضمن الصلاحيات المحددة.

4. تسجيل
القرارات والتكليفات المحالة إلى الوحدة ، وتوثيق المطلوب وتحديد الجهات المسؤولة
والمواعيد النهائية للتنفيذ ، وتحديث حالتها في النظام المعتمد.

5. الحصول
على تحديثات الإنجاز من الإدارات المعنية، وإرسال التذكيرات بالمواعيد المستحقة،
ومراجعة اكتمال المستندات والمخرجات ومتطلبات الإغلاق قبل عرض التكليفات للإغلاق
وفق الإجراءات المعتمدة.

6. التنسيق
بين الإدارات ومتابعة الطلبات المتبادلة وإحالتها إلى الجهات المختصة، واستكمال
المتطلبات المشتركة بما يضمن انسيابية الإجراءات.

7. رصد
المهام المتأخرة والمعوقات الإجرائية وتوثيق أسبابها، ومتابعة معالجتها ضمن حدود
الاختصاص والتفويض، ورفع ما يتطلب تدخلًا أو قرارًا إلى الرئيس المباشر.

8. تنظيم
مواعيد الإدارة وارتباطاتها واجتماعاتها وفق توجيهات الرئيس المباشر، وتجهيز
الدعوات وجداول الأعمال والمستندات والمتطلبات التنظيمية اللازمة.

9. إعداد
محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات والتكليفات والجهات المسؤولة ومواعيد التنفيذ،
ورفع المحاضر للاعتماد وتوزيعها على الجهات المعنية، وإدراج تكليفاتها ضمن آلية
المتابعة المعتمدة.

10. تجميع
البيانات والملاحظات الإدارية ومراجعة صحتها، وإعداد تقارير دورية وملخصات توضح
حالة الأعمال ونسب الإنجاز والمهام المتأخرة والمعوقات، لدعم متابعة الأداء واتخاذ
القرارات.

11. تحديد
الاحتياجات التشغيلية الخاصة بالإدارة ورفعها إلى الرئيس المباشر، ومتابعة
الإجراءات المتخذة بشأنها وفق التوجيهات.

12. مراجعة
إجراءات العمل لتحديد فرص التحسين والتبسيط، واقتراح تطوير النماذج والسجلات
وآليات المتابعة، والمشاركة في تطبيق التحسينات المعتمدة ومتابعة نتائجها.

13. استخدام
الأنظمة الرقمية المعتمدة في تسجيل الأعمال وتحديث حالتها وحفظ الوثائق واستخراج
التقارير، ضمن نطاق الاختصاص والصلاحيات الممنوحة.

14. المحافظة
على سرية المعلومات والوثائق، والالتزام بالسياسات والإجراءات وحدود التفويض
والتسلسل الإداري، وتنفيذ ما يسند إليها من مهام ذات صلة بطبيعة الوظيفة.

3.الصلاحيات
وحدود المسؤولية

· طلب البيانات والمستندات وتحديثات التنفيذ اللازمة لمتابعة
الأعمال المحالة، وفق الإجراءات المعتمدة .

· التنسيق المباشر مع الإدارات المعنية وإرسال تذكيرات
المتابعة ضمن نطاق التكليف .

· إعداد المراسلات والمحاضر والتقارير ورفعها للمراجعة
والاعتماد .

· رفع حالات التأخير والمعوقات إلى الرئيس المباشر، واقتراح
إجراءات لمعالجتها وتحسين سير العمل .

تقتصر مسؤولية المنسقة
على التنظيم والتنسيق والمتابعة والتوثيق، وتبقى مسؤولية تنفيذ التكليفات لدى
الجهات المكلفة بها. ولا تشمل صلاحياتها إصدار قرارات ملزمة أو اعتماد معاملات
مالية أو إدارية أو تعديل مواعيد التكليفات دون تفويض معتمد .

4. مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)

· الالتزام بتحديث التكليفات : نسبة التكليفات التي
تم تحديث حالتها في الموعد المحدد من إجمالي التكليفات المستحقة للتحديث .

· انتظام المتابعة : نسبة إجراءات المتابعة
والتذكير المنفذة في موعدها من إجمالي إجراءات المتابعة المستحقة .

· سرعة معالجة المراسلات : نسبة المراسلات التي
تم تسجيلها وإحالتها ضمن المدة المعتمدة من إجمالي المراسلات المستلمة .

· دقة التقارير وانتظامها : نسبة التقارير المقدمة
في موعدها والمستوفية للبيانات دون أخطاء جوهرية من إجمالي التقارير المطلوبة .

· توثيق مخرجات الاجتماعات : نسبة الاجتماعات التي
أُعدت محاضرها ورُفعت للاعتماد وسُجلت تكليفاتها ضمن المدة المحددة، من إجمالي
الاجتماعات المطلوب توثيقها .

· اكتمال الأرشفة : نسبة الوثائق المحفوظة
والمصنفة وفق الإجراءات المعتمدة من إجمالي الوثائق المطلوب أرشفتها .

· سرعة رفع المعوقات : نسبة حالات التأخير
والمعوقات المرفوعة إلى الرئيس المباشر ضمن المدة المعتمدة من إجمالي الحالات التي
تتطلب تدخله .

5. المؤهلات والخبرات

· بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة العامة أو تخصص ذي
صلة .

· خبرة عملية مناسبة في التنسيق الإداري أو دعم الإدارة
التنفيذية أو متابعة الأعمال .

· إجادة استخدام Microsoft Office ، خاصة Word و Excel و Outlook.

· إجادة استخدام الأنظمة الرقمية لإدارة المهام والوثائق،
ويفضل الإلمام بنظامي Zoho و Odoo.

· القدرة على إعداد المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات
بلغة واضحة ودقيقة .

6. المهارات المطلوبة

· التنظيم والدقة والانتباه للتفاصيل .

· إدارة الوقت وترتيب الأولويات والتعامل مع المهام المتزامنة .

· المتابعة المستمرة وتوثيق الإجراءات .

· التواصل المهني والتنسيق الفعال بين الإدارات .

· تحديد المعوقات ورفعها في الوقت المناسب .

· المحافظة على السرية وحسن التعامل مع المعلومات الحساسة .

· الالتزام بالإجراءات وتحمل المسؤولية عن جودة الأعمال
المسندة .