Specjalista ds. Administracji Sprzedaży

Company Description

MSX International wspiera wiodące marki motoryzacyjne na całym świecie, pomagając poprawić wydajność napraw, satysfakcję klientów i działania posprzedażowe w ponad 80 krajach.

Job Description

SPECJALISTA(KA) DS. ADMINISTRACJI SPRZEDAŻY (Automotive)

Miejsce pracy: Warszawa / Hybrydowo (w zależności od ustaleń)

Cel stanowiska:
Jako Specjalista(ka) ds. Administracji Sprzedaży będziesz odgrywać kluczową rolę we wspieraniu działu sprzedaży poprzez zwiększanie wydajności, koordynacji i skuteczności działań sprzedażowych. Twoim zadaniem będzie zapewnienie kompleksowego wsparcia operacyjnego, analitycznego i administracyjnego dla Zespołu Sprzedaży (Regionalnych Kierowników Sprzedaży oraz Kierowników ds. Kluczowych Klientów), gwarantując sprawny bieg procesów, rzetelne raportowanie oraz zgodność z polityką handlową firmy.

TWÓJ ZAKRES OBOWIĄZKÓW

Zarządzanie zamówieniami i administracja sprzedaży:

- Kompleksowa administracja sprzedaży: fakturowanie, rejestracja dokumentów, zlecanie PDI, raportowanie szkód transportowych oraz bieżąca obsługa faktur przychodzących i wychodzących działu.
- Zarządzanie procesami realizacji zamówień, ich prawidłowa koordynacja i śledzenie.
- Obsługa procesu akceptacji transakcji w kanałach DLR i NKA (Deal sheet) oraz w systemie Profitability tool.
- Administracja parkiem pojazdów Demo oraz Stockowych (we współpracy z ASM, KAM oraz Service Solution).
- Nadzór nad umowami Buy Back i Trade-in we współpracy z Działem Pre-owned w celu zapewnienia zgodności procesów.
- Prowadzenie i aktualizacja Master Portfolio w systemie Platforma Administracyjna.

Polityka rabatowa, marketingowa i obsługa systemów IT:

- Obsługa procesu Rabatów Standardowych (Standard Contracts) oraz Kampanii Marketingowych w kanale DLR.
- Wprowadzanie i bieżąca aktualizacja danych w systemie SAP w zakresie rabatów standardowych i kampanii marketingowych (na bazie Informacji handlowej od Business Managera).
- Obsługa aplikacji Product Cost Tool
- Inicjowanie i wdrażanie zmian w narzędziach IT w celu dostosowania ich do aktualnych modeli sprzedaży.

Sprawozdawczość, analizy i prognozowanie (Forecast):

- Sporządzanie cotygodniowych prognoz zamówień fabrycznych oraz nadzór nad składaniem zamówień.
- Zbieranie informacji od sieci dealerskiej, Area/District Sales Managerów oraz innych działów, ich konsolidacja oraz raportowanie w zakresie: zamówień, umów z klientami końcowymi, uruchomionych gwarancji oraz rejestracji.
- Przygotowywanie regularnych sprawozdań: wskaźniki KPI, wyniki sprzedaży, aktywność Dealerów w CRM, miesięczna wycena portfela, kontrola umów oraz analiza budżetu marketingowego.
- Wspieranie przeprowadzania kwartalnych przeglądów polityki handlowej oraz dostarczanie analiz biznesowych.

Wsparcie przetargów publicznych i współpraca z partnerami:

- Obsługa aplikacji Tender Tool do zabezpieczenia postępowań w ramach Przetargów Publicznych oraz koordynacja skrzynki przetargowej.
- Bezpośrednia współpraca z instytucją finansującą transakcje oraz z siecią dealerską w celu pozyskania danych niezbędnych do zabezpieczenia postępowań, fakturowania i obsługi klientów.
- Bieżące wsparcie merytoryczne pracowników Dealera oraz Area/District Sales Managerów w obsłudze i wyjaśnianiu kwestii spornych i operacyjnych.

Optymalizacja procesów, komunikacja i wsparcie zespołu:

- Analizowanie, tworzenie oraz ciągłe usprawnianie i modernizacja procesów sprzedażowych oraz narzędzi wspierających w celu zwiększenia wydajności operacyjnej.
- Pełnienie roli kluczowego łącznika między działami sprzedaży, marketingu, finansów, logistyki (zarządzanie stockiem i fakturowanie) oraz service solution.
- Bieżąca aktualizacja i przygotowywanie prezentacji sprzedażowych i biznesowych dla pracowników oraz partnerów zewnętrznych.
- Opracowywanie ogólnych komunikatów, pism biznesowych i dbanie o pozytywne relacje partnerskie.

Qualifications

PROFIL IDEALNEGO KANDYDATA

Twoje doświadczenie i wykształcenie:

- Min. 2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku związanym z administracją sprzedaży, wsparciem operacyjnym biznesu lub koordynacją procesów handlowych (doświadczenie w branży automotive / transportowej będzie ogromnym atutem).
- Wykształcenie wyższe (preferowane kierunki: ekonomia, zarządzanie, logistyka, metody ilościowe lub pokrewne).

Umiejętności twarde i techniczne:

- Bardzo dobra znajomość systemu SAP w zakresie wprowadzania danych, zarządzania kontraktami lub obsługi zamówień.
- Biegła obsługa pakietu MS Office, ze szczególnym uwzględnieniem Excela na poziomie zaawansowanym (analiza danych, tabele przestawne, praca na dużych bazach danych do celów raportowych i prognozowania).
- Doświadczenie w pracy z systemami klasy CRM oraz narzędziami do prognozowania (Forecast) i wycen.
- Mile widziane doświadczenie w obsłudze procesów przetargów publicznych oraz narzędzi dedykowanych (np. Tender Tool).
- Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2 (niezbędna do pracy z systemami wewnętrznymi, nomenklaturą korporacyjną oraz dokumentacją).

Kompetencje miękkie i interpersonalne:

- Doskonała organizacja pracy własnej oraz umiejętność koordynacji wielu procesów jednocześnie pod presją czasu (zarządzanie stockiem, faktury, zamówienia fabryczne).
- Wysoko rozwinięte zdolności analityczne – umiejętność wyciągania wniosków z danych liczbowych, dostrzegania trendów i tworzenia prognoz biznesowych.
- Wybitne umiejętności komunikacyjne i interpersonalne – łatwość w budowaniu i utrzymywaniu relacji z różnymi interesariuszami (Dealerzy, Dyrektorzy Sprzedaży, działy Finansów, Logistyki i Marketingu).
- Proaktywność i inicjatywa w działaniu – nastawienie na ciągłe usprawnianie, modernizację i optymalizację istniejących procesów operacyjnych.
- Skrupulatność, rzetelność oraz wysoka dbałość o dokładność i integralność wprowadzanych danych.

Additional Information

MSX International | Automotive & Mobility Business Solutions

MSX is an equal opportunities employer and encourages applications from suitably qualified and eligible candidates regardless of sex, race, disability, neurodiversity or other personal characteristics and backgrounds, age, sexual orientation, gender reassignment, religion or belief, or marital and parental status. As users of the Disability Confident scheme, we interview all disabled applicants who meet the minimum criteria for the vacancy.