About this role
Summary
We are seeking a motivated Administrative Intern to provide administrative and procurement support through phone and email communication, meeting coordination, report preparation, filing, supplier research, and stock management. This internship offers valuable hands-on experience in office administration and daily operations within a professional work environment.
Responsibilities
Answer direct phone calls.
Attend online meetings and take minutes of meetings.
Write and send emails.
Assist with the preparation of regularly scheduled reports.
Develop and maintain a filing system.
Coordinate with the procurement officer.
Research new deals and suppliers.
Stock control including office and furniture supplies.
Maintain contact lists.
المسمّى الوظيفي: متدرّب في الشؤون الإدارية (Administrative Intern)
ملخّص الوظيفة
تبحث المؤسسة عن متدرّب متحمّس للمساهمة في تقديم الدعم
الإداري ودعم عمليات المشتريات، من خلال التواصل عبر الهاتف والبريد الإلكتروني،
وتنسيق الاجتماعات، وإعداد التقارير، وتنظيم الملفات، والبحث عن المورّدين،
ومتابعة المخزون والمستلزمات .
توفّر هذه الفرصة التدريبية إمكانية اكتساب خبرة عملية في
مجال الإدارة المكتبية والعمليات اليومية ضمن بيئة عمل مهنية، مع تطوير المهارات
التنظيمية والإدارية ومهارات التواصل والتنسيق .
المهام والمسؤوليات الرئيسية
· الرد على
المكالمات الهاتفية المباشرة وتحويلها إلى الجهات المعنية عند الحاجة .
· المشاركة
في الاجتماعات عبر الإنترنت وتدوين محاضر الاجتماعات وتوثيق أبرز النقاط والقرارات .
· إعداد
رسائل البريد الإلكتروني وصياغتها وإرسالها ومتابعة المراسلات .
· المساعدة
في إعداد التقارير الدورية والمجدولة وتحديثها .
· إنشاء نظام
لحفظ الملفات وتنظيمها وإدارته والمحافظة على تحديثه .
· التنسيق
والتعاون مع مسؤول المشتريات لدعم العمليات والمهام المتعلقة بالمشتريات .
· البحث عن
عروض وأسعار مناسبة ومورّدين جدد لتلبية احتياجات المؤسسة .
· متابعة
المخزون وإدارة مستلزمات المكتب والأثاث والقرطاسية والتأكد من توفرها عند الحاجة .
· إعداد
قوائم جهات الاتصال وتحديثها والمحافظة على دقة بياناتها .
Requirements
Requirements
Undergraduates are eligible (Preferred to be a Master’s student)
University majors: Business Administration, Marketing, Management, and Accounting
Working knowledge of office equipment, like printing, scanning, and copying.
Proficiency in MS Office (Excel, Word).
Excellent written and verbal communication skills in Arabic and English language.
Good social spirit is a must
المؤهلات والمتطلبات
· أن يكون
المتقدّم طالباً جامعياً في مرحلة الإجازة (Undergraduate) على الأقل، وتُعطى الأفضلية للطلاب المسجّلين
في مرحلة الماجستير .
· أن يكون
الاختصاص الجامعي في إدارة الأعمال أو التسويق أو الإدارة أو المحاسبة .
· معرفة
عملية باستخدام المعدات المكتبية، مثل الطابعات وأجهزة المسح الضوئي وآلات تصوير
المستندات .
· إجادة
استخدام برامج Microsoft Office ،
وخاصة Excel و Word.
· امتلاك
مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي باللغتين العربية والإنجليزية .
· التمتع
بروح اجتماعية إيجابية والقدرة على التواصل والتفاعل بفعالية مع الآخرين .
· امتلاك
مهارات تنظيمية جيدة والقدرة على تنسيق المهام الإدارية ومتابعتها بدقة .