Réceptionniste (contrat de 12 mois)

Aperçu du rôle

À titre de réceptionniste chez Brother Canada, vous serez le visage dynamique et la voix accueillante de notre organisation. Votre rôle est essentiel pour créer une première impression exceptionnelle et incarner notre culture d’entreprise dynamique. Venez jouer un rôle clé pour donner vie à « l’esprit de défi » unique de Brother Canada!

Tâches et responsabilités

Réception

- Ouvrir et fermer l’aire de réception

- Accueillir les visiteurs et les diriger vers la personne ou l’endroit approprié

- Répondre aux appels entrants et aux demandes des clients et les acheminer aux personnes appropriées

- Gérer l’accès des visiteurs, les cartes d’accès, les registres et les procédures de sécurité à la réception

- Soutenir les procédures d’urgence et signaler les préoccupations en matière de sécurité

- Recevoir les colis livrés par messagerie et aviser les destinataires

Courrier et messagerie

- Trier et distribuer le courrier et les colis entrants et sortants

- Suivre les protocoles établis pour le courrier en personne et virtuel

Administration

- Gérer les commandes de fournitures de bureau, leur distribution et l’inventaire

- Préparer les bons de commande dans Zycus et soutenir le traitement des factures et des tâches administratives

- Coordonner les cartes professionnelles, les plaques nominatives, les trousses d’accueil, les abonnements et les autres demandes liées au bureau

- Tenir à jour la documentation de la réception, les dossiers des employés et les dossiers administratifs

- Soutenir les initiatives liées à la reconnaissance des employés, aux dons et au milieu de travail

- Aider à l’organisation des événements de l’entreprise, des activités de responsabilité sociale d’entreprise (RSE) et des activités saisonnières de la réception

- Offrir du soutien de remplacement pour les déplacements, DocuSign, Ascent, les problèmes liés aux distributrices et la coordination des réunions de la direction

- Soutenir les autres services dans leurs besoins administratifs mensuels, la production de rapports et les projets spéciaux

- Effectuer toute autre tâche et répondre aux demandes ponctuelles, selon les besoins

Expérience et qualifications

Langues:

- Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral

- Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral requise pour communiquer efficacement avec les clients, les fournisseurs, les partenaires commerciaux et les collègues à l’extérieur de la province du Québec

Expérience:

- 2+ ans d’expérience dans un rôle de réceptionniste ou d’administration de bureau

- Grande maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint)

- À l’aise avec la tenue à jour de rapports et de bases de données ainsi qu’avec le soutien de divers projets

Autres:

- Excellentes aptitudes en communication: Professionnalisme, amabilité et assurance dans les interactions avec les clients, les visiteurs et les collègues

- Approche axée sur le client: Excellentes aptitudes au téléphone et en service à la clientèle, avec une attitude positive

- Sens de l’organisation et souci du détail: Capacité à établir les priorités et à fournir un travail précis et de grande qualité

- Polyvalence et capacité d’adaptation: À l’aise pour gérer des priorités changeantes et des demandes imprévues dans un environnement au rythme soutenu

Informations supplémentaires pour ce poste

Ce poste s’exerce sur place. Vous devez travailler à l’emplacement indiqué pour ce poste 4 jours par semaine. #LI-Onsite #atyourside